Cómo preparar a tu empresa para el próximo evento o feria de viajes 

Foto de portada: Camaloon

El surgimiento de la vacuna contra el COVID-19 y la estabilización del virus, en gran parte del mundo, ha traído la reactivación paulatina del sector turismo. Y, por supuesto, también se están poniendo en movimiento los viajes de negocios. 

Los eventos o ferias internacionales son excelentes oportunidades para que las empresas promocionen sus productos, así como para dar a conocer su identidad de marca. Por lo tanto, es deseable aprovechar al máximo el contacto con el público para ganar clientes potenciales. Una de las formas de lograrlo con éxito es con artículos promocionales como los llaveros personalizados, libretas, chapas, pegatinas, entre otros. 

En este sentido, las compañías Print on Demand son grandes aliadas en la organización y participación de las empresas en ferias y eventos internacionales. Pero, además de contar con un apoyo como este, también es necesaria una preparación intensa para que todo se desarrolle de forma exitosa. 

Estas son algunas recomendaciones que la Cámara de Comercio de España brinda para que las empresas puedan lograr sus objetivos organizacionales en eventos fuera del país. 

Establecer los objetivos de participación

Las ferias internacionales siempre son buenos lugares para presentar la imagen corporativa de una empresa y dar a conocer su catálogo de productos. Sin embargo, su objetivo no tiene que ser únicamente vender. 

Es necesario determinar cada uno de ellos en función de las necesidades de la empresa y tomando en cuenta el contexto en el que se desarrollará el evento. Algunos de los objetivos que la compañía puede plantearse son los siguientes:

• Vender productos en el país del evento: Para ello, la empresa debe buscar, elegir y contactar distribuidores que den a conocer su producto en dicho país. 

• Comprar insumos: En este caso se debe negociar con proveedores del país donde se realizará la feria, comparar precios y condiciones, así como cerrar contratos.

• Estudiar a la competencia: Es necesario hacer una investigación de sus precios, los servicios o productos que ofrecen y en qué se diferencian de los propios, así como sus políticas de actuación. 

• Buscar productos nuevos: Puede que la empresa desee conseguir nuevos productos que vender en su país de origen y que sean complementarios a los que ya tiene en su catálogo.

• Promocionar productos nuevos: Es válido también aprovechar para promocionar nuevos productos lanzados recientemente al mercado local, para darlos a conocer en el mercado internacional. 

Seleccionar la feria más conveniente

El siguiente paso es la elección del evento o feria en la que se participará. Esto no debe hacerse a la ligera, sino que cada empresa deberá basarse en ciertos criterios, como los siguientes:

• Lugar y fecha: Evaluar si es propicio viajar en ese período de tiempo y si es rentable preparar un viaje para el lugar donde se realizará el evento.

• Periodicidad: Conocer si es semestral, anual y bianual, permite a la empresa decidir su momento de participación.

• Tipo de público y expositores: Considerar si es una feria abierta al público, solo para profesionales, para negocios o mixtas, facilita discriminar aquellas que no encajan con el objetivo empresarial.

• Organizadores del evento: Estudiar a los organizadores y conocer los objetivos por los que realizan el evento es de vital importancia. 

• Acciones de promoción: Saber cómo se está promocionando la feria y qué alcance mediático tiene esa promoción. Es deseable elegir aquellas que sean de alta envergadura.

Seleccionar y preparar al personal que asistirá al evento

Este paso es esencial y se recomienda seleccionar personas con experiencia en este tipo de ferias internacionales. De igual forma, se espera que dominen el idioma inglés o el idioma oficial del país donde se realizará el evento, que conozcan a profundidad los productos y que cuenten con habilidades blandas como comunicación efectiva, negociación y liderazgo. 

La preparación debe hacerse con tanta anticipación, como la planificación misma. Se recomienda que se inicie un año antes.

Fijar un presupuesto 

En este se deben incluir ítems como los siguientes: 

• Boletos aéreos

• Alojamiento y transporte local

• Alimentación

• Intérpretes (si se necesitan)

• Impresión de material y su envío

• Preparación de muestras y artículos promocionales (Print on Demand)

• Invitaciones

• Publicidad

• Imprevistos

Participación en la feria o evento

Teniendo los objetivos claros y habiendo preparado todo con 12 meses de antelación, la participación en el evento debería salir muy bien. No obstante, es preciso tener en cuenta que se establecerán muchos contactos y se realizarán muchas actividades en poco tiempo. Por eso, es importante que se haga uso efectivo del mismo y se aprovechen al máximo las oportunidades. 

Seguimiento posterior

El personal encargado del stand, debe tomar notas, organizar información y evaluar lo realizado cada día. De manera que al finalizar el evento, todo esté en orden para hacer seguimiento de clientes potenciales, aliados, proveedores, medios de comunicación, entre otros. Así también para hacer la correspondiente evaluación general de la participación de la empresa en el evento.

Siguiendo estos pasos y recomendaciones, la empresa debería tener éxito en todos las ferias internacionales en las que participe.